Email → Devis automatique : transformez vos demandes en devis en un clic

Le problème des emails pour les artisans

Votre boîte email est votre premier canal de prospection. Les particuliers, les architectes, les maîtres d’œuvre vous envoient des demandes de devis par email avec des pièces jointes (plans, photos, descriptifs).

Mais entre les emails importants et le spam, vous passez un temps fou à trier. Et quand vous êtes sur un chantier, les emails s’accumulent. Certaines demandes restent sans réponse pendant des jours, voire des semaines.

Ce que l’automatisation email change

Détection automatique des demandes de devis

L’IA analyse chaque email entrant et détecte ceux qui contiennent une demande de devis. Elle identifie les mots-clés, le contexte et les pièces jointes pour distinguer une vraie demande d’un simple email informatif.

Extraction automatique des coordonnées

Quand une demande de devis est détectée, l’IA extrait automatiquement :

• Le nom et prénom du demandeur
• Son email et numéro de téléphone
• L’adresse du chantier (si mentionnée)
• Le type de travaux souhaité
• Les documents joints pertinents

Création automatique du prospect

Une fiche prospect est créée dans votre CRM avec toutes les informations extraites. Vous n’avez plus qu’à la compléter si nécessaire et commencer à travailler sur le devis.

Comment ça fonctionne avec Planvio

Méthode 1 : Adresse email dédiée @devis.planvio.fr

À la création de votre compte, Planvio vous attribue une adresse email unique du type :

a1b2c3d4@devis.planvio.fr

Cette adresse est votre point d’entrée pour les demandes de devis. Deux façons de l’utiliser :

Option A — Donnez-la directement à vos clients

Communiquez cette adresse sur vos cartes de visite, votre site web ou vos réponses email. Vos clients envoient leur demande de devis directement à cette adresse.

Option B — Transfert automatique depuis Gmail

Configurez un transfert automatique dans Gmail pour que toutes les demandes de devis arrivent automatiquement dans Planvio :

1. Ouvrez Gmail → Paramètres (roue dentée) → Voir tous les paramètres
2. Onglet Transfert et POP/IMAP
3. Cliquez sur Ajouter une adresse de transfert
4. Entrez votre adresse @devis.planvio.fr
5. Confirmez le transfert

Vous pouvez aussi créer un filtre Gmail pour ne transférer que les emails contenant certains mots-clés (devis, travaux, chantier, etc.).

Option C — Transfert depuis Outlook

1. Ouvrez Outlook.com → Paramètres → Courrier → Transfert
2. Activez le transfert et entrez votre adresse @devis.planvio.fr
3. Cochez “Conserver une copie des messages transférés”

Méthode 2 : Connexion native Gmail/Outlook (coming soon)

Bientôt disponible — La connexion directe à Gmail et Outlook via OAuth sécurisé arrive très prochainement. Vous pourrez autoriser l’accès en un clic depuis l’interface Google ou Microsoft, sans aucun mot de passe stocké.

En attendant, la méthode 1 (transfert automatique) fonctionne parfaitement et ne prend que 2 minutes à configurer.

Ce qui se passe quand un email arrive

1. L’email arrive (via @devis.planvio.fr ou synchronisation)
2. L’IA l’analyse et détecte s’il s’agit d’une demande de devis
3. Les coordonnées du client sont extraites (nom, email, téléphone, adresse)
4. En un clic, l’IA génère un brouillon de devis complet avec des lignes détaillées et des prix estimés
5. Un prospect est créé automatiquement dans votre CRM
6. Vous recevez une notification dans l’app

Pièces jointes intelligentes

Les documents joints à l’email (plans PDF, photos, descriptifs Word) sont automatiquement uploadés dans Planvio et passés par le pipeline documentaire IA. L’IA utilise ces documents pour affiner le devis généré.

Les avantages concrets

Réactivité accrue

Vous répondez aux demandes de devis en quelques heures au lieu de quelques jours. Cette réactivité est un avantage concurrentiel majeur : le premier artisan qui répond obtient souvent le chantier.

Zéro saisie manuelle

Plus besoin de recopier les coordonnées du prospect, de télécharger les pièces jointes et de les organiser manuellement. Tout est fait automatiquement.

Aucune demande oubliée

Même quand vous êtes débordé sur un chantier, l’IA continue de traiter vos emails. Aucune demande de devis ne passe entre les mailles du filet.

Historique complet

Chaque email est lié à la fiche prospect correspondante. Vous retrouvez instantanément l’historique des échanges avec un client.

Sécurité et vie privée

• Adresse dédiée sécurisée : seul votre adresse @devis.planvio.fr est utilisée pour recevoir les emails
• Aucun mot de passe stocké : le transfert Gmail/Outlook ne nécessite aucun accès à votre compte
• Filtrage : seuls les emails professionnels sont analysés (vous pouvez configurer des filtres dans Gmail/Outlook)
• RGPD conforme : les données sont hébergées en France et vous gardez le contrôle total
• Connexion OAuth (coming soon) : accès en lecture seule, révocable à tout moment

Conclusion

L’automatisation de vos emails est le moyen le plus simple d’augmenter votre taux de conversion sans effort supplémentaire. En connectant votre boîte Gmail ou Outlook à Planvio, vous transformez chaque demande de devis en opportunité commerciale exploitable immédiatement.

Testez Planvio gratuitement pendant 14 jours et ne laissez plus aucune demande de devis vous échapper.