RGPD pour artisans : guide pratique pour être en conformité

Le RGPD concerne aussi les artisans

Beaucoup d’artisans pensent que le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) ne concerne que les grandes entreprises ou les sites web. C’est faux. Toute entreprise qui traite des données personnelles est concernée, y compris un artisan qui conserve les noms, adresses et téléphones de ses clients.

Les sanctions peuvent aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel. Même si la CNIL fait preuve de souplesse avec les TPE, un client mécontent peut porter plainte et entraîner un contrôle.

Quelles données personnelles traitez-vous ?

En tant qu’artisan, vous collectez et traitez probablement :

• Noms et prénoms de vos clients et prospects
• Adresses postales (domicile, chantier)
• Numéros de téléphone et adresses email
• Photos du domicile ou du chantier
• Informations financières (montants des devis et factures)
• Coordonnées de vos employés (paie, congés, pointages)

Toutes ces données sont protégées par le RGPD.

Vos obligations principales

Le consentement

Vous devez obtenir le consentement explicite de vos prospects avant de leur envoyer des communications marketing (newsletters, offres promotionnelles). Ce consentement doit être :

• Libre : pas de case pré-cochée
• Spécifique : pour chaque type de communication
• Éclairé : la personne sait à quoi elle consent
• Traçable : vous pouvez prouver quand et comment le consentement a été donné

Le droit d’accès (Article 15)

Toute personne peut vous demander une copie de toutes les données personnelles que vous détenez à son sujet. Vous avez 30 jours pour répondre.

Le droit à l’effacement (Article 17)

Un client ou prospect peut demander la suppression de ses données personnelles. Vous devez les supprimer dans un délai raisonnable, sauf obligation légale de conservation (factures : 10 ans).

Le registre des traitements

Vous devez tenir un registre décrivant les traitements de données que vous effectuez : quelles données, pour quelle finalité, combien de temps, qui y accède.

La sécurité des données

Vous devez protéger les données personnelles contre les accès non autorisés, la perte et la destruction. Un fichier Excel sur un ordinateur non protégé par mot de passe n’est pas conforme.

Comment Planvio vous rend conforme

Consentement marketing tracé

Pour chaque prospect dans votre CRM, Planvio enregistre le consentement marketing avec la date, l’heure et le canal. En cas de contrôle, vous avez la preuve.

Export de données en 1 clic (Article 15)

Un client demande ses données ? Depuis Planvio, générez un export complet de toutes les données le concernant en un clic : fiche contact, devis, factures, documents, messages.

Suppression avec anonymisation (Article 17)

Quand un client demande la suppression de ses données, Planvio anonymise les informations personnelles tout en conservant les données comptables nécessaires (obligation fiscale de 10 ans). Les noms deviennent « Client anonymisé #123 », les adresses et téléphones sont effacés.

Journal d’audit

Chaque action sur les données personnelles est tracée : création, modification, consultation, suppression. Ce journal constitue votre registre des traitements.

Hébergement en France

Vos données sont hébergées chez Scaleway à Paris. Elles ne quittent jamais le territoire français. C’est un argument fort pour vos clients soucieux de la protection de leurs données.

Les erreurs courantes à éviter

Stocker les données dans des fichiers non sécurisés

Un fichier Excel avec les coordonnées de vos clients sur un ordinateur partagé sans mot de passe : c’est une infraction au RGPD.

Envoyer des emails marketing sans consentement

Vous avez le droit de contacter vos clients existants par email pour des services similaires. Mais pour les prospects qui n’ont jamais été clients, le consentement préalable est obligatoire.

Conserver les données indéfiniment

Les données personnelles ne doivent pas être conservées au-delà de la durée nécessaire. Un prospect qui n’a jamais donné suite : 3 ans maximum. Un ancien client : le temps de la garantie décennale plus les obligations comptables.

Ignorer les demandes d’accès ou de suppression

Ne pas répondre à une demande d’accès dans les 30 jours est une infraction. Avec Planvio, la réponse se fait en quelques clics.

Conclusion

Le RGPD n’est pas un obstacle mais une opportunité de professionnaliser votre gestion des données clients. En utilisant un logiciel conforme comme Planvio, vous êtes en règle sans effort supplémentaire et vous inspirez confiance à vos clients.

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