RGPD pour artisans : guide pratique pour etre en conformite

Le RGPD concerne aussi les artisans

Beaucoup d’artisans pensent que le RGPD (Reglement General sur la Protection des Donnees) ne concerne que les grandes entreprises ou les sites web. C’est faux. Toute entreprise qui traite des donnees personnelles est concernee, y compris un artisan qui conserve les noms, adresses et telephones de ses clients.

Les sanctions peuvent aller jusqu’a 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel. Meme si la CNIL fait preuve de souplesse avec les TPE, un client mecontent peut porter plainte et entrainer un controle.

Quelles donnees personnelles traitez-vous ?

En tant qu’artisan, vous collectez et traitez probablement :

• Noms et prenoms de vos clients et prospects
• Adresses postales (domicile, chantier)
• Numeros de telephone et adresses email
• Photos du domicile ou du chantier
• Informations financieres (montants des devis et factures)
• Coordonnees de vos employes (paie, conges, pointages)

Toutes ces donnees sont protegees par le RGPD.

Vos obligations principales

Le consentement

Vous devez obtenir le consentement explicite de vos prospects avant de leur envoyer des communications marketing (newsletters, offres promotionnelles). Ce consentement doit etre :

• Libre : pas de case pre-cochee
• Specifique : pour chaque type de communication
• Eclaire : la personne sait a quoi elle consent
• Tracable : vous pouvez prouver quand et comment le consentement a ete donne

Le droit d’acces (Article 15)

Toute personne peut vous demander une copie de toutes les donnees personnelles que vous detenez a son sujet. Vous avez 30 jours pour repondre.

Le droit a l’effacement (Article 17)

Un client ou prospect peut demander la suppression de ses donnees personnelles. Vous devez les supprimer dans un delai raisonnable, sauf obligation legale de conservation (factures : 10 ans).

Le registre des traitements

Vous devez tenir un registre decrivant les traitements de donnees que vous effectuez : quelles donnees, pour quelle finalite, combien de temps, qui y accede.

La securite des donnees

Vous devez proteger les donnees personnelles contre les acces non autorises, la perte et la destruction. Un fichier Excel sur un ordinateur non protege par mot de passe n’est pas conforme.

Comment Planvio vous rend conforme

Consentement marketing trace

Pour chaque prospect dans votre CRM, Planvio enregistre le consentement marketing avec la date, l’heure et le canal. En cas de controle, vous avez la preuve.

Export de donnees en 1 clic (Article 15)

Un client demande ses donnees ? Depuis Planvio, generez un export complet de toutes les donnees le concernant en un clic : fiche contact, devis, factures, documents, messages.

Suppression avec anonymisation (Article 17)

Quand un client demande la suppression de ses donnees, Planvio anonymise les informations personnelles tout en conservant les donnees comptables necessaires (obligation fiscale de 10 ans). Les noms deviennent « Client anonymise #123 », les adresses et telephones sont effaces.

Journal d’audit

Chaque action sur les donnees personnelles est tracee : creation, modification, consultation, suppression. Ce journal constitue votre registre des traitements.

Hebergement en France

Vos donnees sont hebergees chez Scaleway a Paris. Elles ne quittent jamais le territoire francais. C’est un argument fort pour vos clients soucieux de la protection de leurs donnees.

Les erreurs courantes a eviter

Stocker les donnees dans des fichiers non securises

Un fichier Excel avec les coordonnees de vos clients sur un ordinateur partage sans mot de passe : c’est une infraction au RGPD.

Envoyer des emails marketing sans consentement

Vous avez le droit de contacter vos clients existants par email pour des services similaires. Mais pour les prospects qui n’ont jamais ete clients, le consentement prealable est obligatoire.

Conserver les donnees indefiniment

Les donnees personnelles ne doivent pas etre conservees au-dela de la duree necessaire. Un prospect qui n’a jamais donne suite : 3 ans maximum. Un ancien client : le temps de la garantie decennale plus les obligations comptables.

Ignorer les demandes d’acces ou de suppression

Ne pas repondre a une demande d’acces dans les 30 jours est une infraction. Avec Planvio, la reponse se fait en quelques clics.

Conclusion

Le RGPD n’est pas un obstacle mais une opportunite de professionnaliser votre gestion des donnees clients. En utilisant un logiciel conforme comme Planvio, vous etes en regle sans effort supplementaire et vous inspirez confiance a vos clients.

Essayez Planvio gratuitement pendant 14 jours — conforme RGPD des le premier jour.